syunkin999 書類や文書に押印するという作業は、ビジネスの現場などで欠かせないものとなっています。
しかし現物の印鑑を使った作業には多くの手間やコストがかかり、ときには仕事の幅を狭める結果にもつながるでしょう。
そこで今注目を集めているのが、「電子印鑑」です。
デジタルな形で押印できる電子印鑑は、これからネットを介しての仕事が増えていく未来に重要な役割を担います。
無料で使えるフリーソフトもたくさんあるので、おすすめのものとそのメリットをこの機にチェックしていきましょう。
電子印鑑とは？
電子媒体に押印できるデジタルな印鑑
電子印鑑はその名称通り、電子媒体で直接押印することができる印鑑です。
デジタルデータに対してパソコンのなかでそのままハンコを押せるため、印刷などの手間がかからずスムーズに次の作業に取りかかることができます。
専用の印影を作成して、それを書類や文書に貼り付けるというスタイルが、電子印鑑の特徴ですね。
より生産的で効率を重視した仕事を実現したい職場では、これからどんどん導入が検討されていくのではないでしょうか。
今ではパソコンを使わない仕事の方が少数となっているため、電子印鑑が活躍できるフィールドは非常に多いです。
単純にあらゆる電子媒体とセットで使えるという点が、今後電子印鑑を広めていくことになるでしょう。
今後あらゆるビジネスの現場で使われる可能性がある
2004年に施行されたe-文書法などの法律によって、デジタル媒体による仕事上のやりとりはどんどん浸透しつつあります。
特に電子印鑑はビジネスのスタンダードソフトとなっているwordやExcelにも簡単に押印できるので、その魅力は多くの人が今後実感することになるでしょう。
ビジネスのスタイルが変わりつつあることは追い風となり、今後電子印鑑は普通の印鑑とは違ったメリットを持つ可能性があります。
例えば在宅での仕事や個人契約による仕事においては、電子印鑑の有無が労働にかかる負担を大きく変えることになるでしょう。
私も現在フリーのライターとして働いていますが、企業に見積書や請求書を提出する際に、電子印鑑を利用したことがあります。
そのときはネット上ですべての作業が終了したので、直接会社に出向いたり書類のやりとりを郵送で行ったりする必要がなく、とってもスムーズに新しい仕事を受けることができました。
こういった利便性は電子印鑑ならではの特徴であり、おすすめしたくなる理由となっています。
これから在宅で仕事を始める人や、外部の人材を雇っていく方針の企業は、電子印鑑の利用をぜひ検討してみましょう。
電子印鑑に正当性はあるの？
実際に押印したものとは違うため、「電子印鑑には正当性や法的な効力がないのでは？」という疑問も持たれるかもしれません。
しかし直接印鑑を押そうがデジタルな電子印鑑で押印しようが、その内容に差が出ることはないのです。
自分の意思でその書類に押印したという事実があれば、どちらも問題なく仕事で利用することができるでしょう。
そもそも「押印した＝法的な効力がある」というわけではなく、書類上の印鑑はあくまで内容を確認して同意したことを表現する手段に過ぎません。
だからこそ現在ひとつずつ時間をかけて押印している書類の多くを、電子印鑑で代用することもできるでしょう。
電子印鑑は十分ビジネスの現場を支えてくれるので、この機に本格的に使ってみることがおすすめです。
フリーソフトが充実しているのも特徴
誰でもデジタル用の印鑑を作成できるフリーソフトが多いのも、電子印鑑の特徴です。
無料で使用感を確かめられるので、書類や文書の電子化をスムーズに進められるでしょう。
電子印鑑の利用にあたってコストや手間がネックとなっているのなら、まずは高性能なフリーソフトを導入して、簡易的に電子印鑑を取り入れてみるといいですね。
以下からは特におすすめしたいフリーソフトを4つ＋1でチェックしていきますので、興味があるのならまずはそれぞれの特徴を見ていきましょう。
電子印鑑を作成できるフリーソフトおすすめ4選＋1！
パパッと電子印鑑Free
4種類の電子印鑑が無料で作成できる「パパッと電子印鑑Free」は、仕事をデジタル化する一歩として利用できるでしょう。
「認印」「データネーム印」「ビジネス印」「ユーザー印」を自由に作ることができるため、仕事のあらゆる場面で活躍できます。
それぞれフォントや文字のかすれ具合などを設定できることから、よりリアルで本格的な電子印鑑を求める人にうってつけですね。
作成画面もわかりやすさが極まっていて、文字を入力して必要な編集を加えればすぐにオリジナルの印鑑が手に入ります。
作った電子印鑑を常時画面に表示しておける「印鑑パネル機能」もすごく便利で、必要な書類にドラッグ＆ドロップをするだけで押印することが可能です。
印鑑を押さなければならないデータがたくさんあるという場合には、気軽に使えるフリーソフトであるパパッと電子印鑑Freeの機能に頼っていくことをおすすめします。
パパッと電子印鑑Freeには有料版もあり、こちらではさらに「住所印」「会社印」「イラスト印」「スキャナ印」「印章用フォント」を使うことができます。
使い勝手が気に入ったのなら、必要に応じて有料版に移行していくのもいいでしょう。
クリップスタンプ
日常的にwordやExcelを利用しているのなら、そのままファイル上に印鑑を押せるフリーソフト「クリップスタンプ」もおすすめです。
「日付印」「三文判」「丸判」「角印」「分割印」などが作成可能となっているので、ビジネスの現場でも十分活用できます。
サイズも色もフォントも自由に調節できることから、ふさわしい印鑑を簡単に用意できるでしょう。
内容をチェックして「OK」を選択すればクリップボードにコピーされるので、後は必要な個所に貼り付けるだけです。
コピー＆ペーストだけで完了するため、誰でも簡単に使いこなせますね。
電子印鑑のデータは画像として保存してしまえば、USBなどによる持ち運びもできるので利用する場所を選びません。
印影を浮かせるように表示する「立体化」も可能なので、編集の幅も広がるでしょう。
作業中のデータは常にプレビューで確認できるため、完成品をイメージしながら編集していけるのもポイントです。
Web認印
多くのフォントソフトを取り扱っている白舟書体が提供するサービス「WEB認印」を使えば、簡単に電子印鑑を作成できます。
フリーソフトとしてダウンロードする必要はなく、Webページの項目に直接名前を打ち込んで書体やサイズを入力するだけでOK。
「作成」をクリックすれば新しいウィンドウに印影が表示されるので、右クリックで保存して後は自由に使うことが可能です。
急遽電子印鑑が必要になったときや、その使用感を確かめたいときには、とりあえずWeb認印を利用してみてはいかがでしょうか。
簡単に作成できるのが特徴ですが、対応している名字は日本の上位10000姓のみとなっているので、その点は注意が必要です。
クリックスタンパ―
シンプルな使い心地が特徴のフリーソフト「クリックスタンパ―」を使えば、電子印鑑の作成がいかに簡単なものかがわかります。
サンプルとして用意されているスタイルを選択するだけで印鑑の形が作れるので、スムーズに利用までつなげられるでしょう。
丸印、角印、複数行の印鑑が作成可能となっていて、基本的なものはクリックスタンパ―ひとつでそろえられます。
特に名前と日付が入る「データネーム印」は魅力的であり、書式の変更や和暦を使った特別な印鑑の作成も可能です。
具体的に求める形があるのなら、色々試せるこちらのフリーソフトがおすすめできるでしょう。
作った電子印鑑は保存が可能で、EMF、PNG、JPEG、BMP、GIFといった形式で利用することができます。
そのままコピーしての貼り付けもできることから、使い道はいくらでも考えられるでしょう。
自作することも可能
ExcelやWordが使える場合は、自分で電子印鑑を作成することも可能です。
縦書きのアートワークで名前を作成
↓
メニューの「図形」から丸枠を貼り付ける
↓
印鑑のような形に調整して、塗りつぶしをなしに
↓
アートワークと図形を重ねる
↓
範囲指定して右クリックによる「グループ化」を実行
↓
完成したものを画像として保存する
↓
押印する部分に挿入する
簡易的なものではありますが、これだけでも一応電子印鑑の形を作ることができます。
とはいえ若干の手間がかかり、出来上がりもそれほど精巧ではないため、無料のフリーソフトを使う方が色々とメリットがあるでしょう。
電子印鑑を利用するメリットとは？
時間とコストの削減につながる
電子印鑑の導入を行うと、これまでに発生していた時間とコストを大きく削減することができます。
貼り付けやドラッグ＆ドロップによる処理だけで済むので、押印の手間は少なくなり、書類のチェックを効率良くスムーズに終えられるでしょう。
特に電子データで確認してから、改めて印刷して押印していたような場合は、電子印鑑に変えることで一気に作業時間を短縮することが可能ですね。
フリーソフトを活用すれば電子印鑑の作成にお金がかからないため、印鑑そのものに関するコストも減らすことができます。
印鑑の購入にかかっていた費用を他に当てることができれば、職場環境を改善することもできるでしょう。
データとしてすべてを管理できる
電子印鑑で捺印した書類や文書は、そのままデータとして保存しておくことができます。
まとめてデータのまま管理することが容易となるため、仕事上の雑務を減らすことにも期待できるでしょう。
データであれば検索をかけたり、後から種類ごとに整理したりといった作業も手軽に行えます。
アナログなやりとりが必要ないのであれば、いっそ電子印鑑を使ってすべてをデータ化してしまうのもおすすめです。
紙のような物理的な媒体は、無駄なスペースを生む要因となります。
仕事が増えるほどそういった無益なスペースは問題となってくるので、電子印鑑をきっかけにデータによる管理を始めてみてはいかがでしょうか。
仕事のパターンを増やすことにも貢献
先にも少し言及しましたが、電子印鑑を利用することで、新しい仕事を見つけられる可能性を高めることができます。
メールやネットを通して簡単に見積書や請求書を交わすことができれば、必要なときに適切な量の仕事を請け負うことができるでしょう。
フリーランスなど個人で仕事をしている人にとっては、電子印鑑ならではのスピードはありがたいものになると思います。
仕事の受注パターンを増やしたり、コンタクトを取るクライアントの幅を広げたりできるので、ぜひフリーソフトでひとつはオリジナルの印鑑を作っておきたいですね。
副業なども含めて、今働き方は過渡期に差し掛かっています。
電子印鑑を使ったスマートなやりとりは、そういった変化に対応するための大きな武器にもなるでしょう。
導入が簡単なおかげで試しやすい
フリーソフトの豊富さから、電子印鑑の導入は比較的簡単なものとなっています。
特別な準備や機器の購入を行わなくても、すぐ利用を開始できるのは大きなメリットですね。
ズルズルと旧来のシステムにこだわっていると、新規のシステムを使っている他と比べて仕事の効率が落ち込む可能性はあります。
とりあえず試してみることができる簡易性は、電子印鑑の良さを知るきっかけになり、そのメリットの使い道を考えることにつながるでしょう。
個人はもちろん企業でもお試しで始めやすいので、ぜひ利用のタイミングを検討してみてください。
電子印鑑を使うときの注意点
コピーされやすいためセキュリティに気を配ること
簡単に作れることが電子印鑑の特徴ですが、それは同時に複製がしやすいということでもあります。
データとして残っているものをコピーすれば、そのまま別の場所で利用することができてしまうでしょう。
そういったセキュリティ面の不安があることは、電子印鑑の注意点です。
作った印鑑のデータはしっかりと保管・管理を行い、トラブルを防ぐようにしていきましょう。
現物の印鑑と違って電子印鑑は手元に置いておけないため、普段から意識しておかなければどこで管理しているのかすぐにわからなくなってしまいます。
またパソコンやUSBメモリなど、データを保存している媒体そのものを失くしてしまってもダメなので、電子印鑑に関わる環境はしっかりと守るようにしてください。
相手に使用の確認を取っておく方が無難
電子印鑑はまだまだ普及し始めている段階なので、その存在を知らない、もしくは認めていないという職場もあります。
そのため初めて仕事のやりとりをする相手の場合は、あらかじめ電子印鑑を使用していいか確認しておくことがおすすめです。
確認をせずに電子印鑑を使ってしまうと、不備として扱われてしまう可能性もあり得ます。
それは自分にも相手先にも余計な手間となるため、事前チェックは必須となるでしょう。
電子印鑑を使わない方が良いタイミングもある
電子印鑑は便利に使えるシステムとして広がりつつありますが、それでも実際の印鑑の方を優先して使うべきタイミングは多いです。
例えば実印や会社の代表者印を押すような場面では、電子印鑑の利用は避けた方が良いでしょう。
要するに大切な書類や契約においてはこれまで通りの印鑑を利用し、それ以外の比較的手軽な場面で電子印鑑を利用するのがおすすめとなりますね。
社内だけで使うような書類や、すぐに届けたい見積書などが、電子印鑑が活躍する主な場所となるでしょう。
しかし将来的には、電子印鑑がもっと重要な場面で使われるようになる可能性はあります。
印鑑証明書の代わりになるようなシステムの完成や、電子著名との連携が深まっていければ、電子印鑑の効力は高まることになるでしょう。
現段階で使えるタイミングを把握しつつ、将来的な使い道にも期待していきたいですね。
まとめ
電子印鑑の存在は、ネットやメールを活用した仕事場で特に重要なものとなりつつあります。
これまで通り現物の印鑑を持つと同時に、電子印鑑を準備することが当たり前になるかもしれませんね。
まずは便利なフリーソフトをチェックして、電子印鑑を使った仕事に挑戦してみてはいかがでしょうか。